Wat maakt die Superformule zo super? Klinkt daar iets van arrogantie? Het zal je verbazen dat juist uit bescheidenheid de naam EMVI-Superformule is ontstaan (lees hier meer). De brede toepasbaarheid van de formule is de belangrijkste reden van zijn naam: ‘super’ in de betekenis van veelomvattend.
In de Inkooppraktijk heeft deze formule zijn mogelijkheden ruimschoots bewezen. Wat zijn de belangrijkste argumenten voor toepassing van deze methode?
1. Het is een absolute methode. Dit geeft inschrijvers meer transparantie over de prijscompensatie1 per gescoord kwaliteitspunt. En dit geeft opdrachtgevers meer kans op kwalitatief hoogwaardige2 inschrijvingen.
2. Het is een methode die snel wordt begrepen door opdrachtgevers. In heldere stappen legt een inkoper de voorkeur van een opdrachtgever vast in een formule. Met referentiewaarden worden prijs-kwaliteit combinaties vastgesteld, waartegen inschrijvingen worden afgezet.
3. Het is een visuele methode. De wiskundige beschrijving komt tot stand met plaatjes van de input-variabelen ‘prijs’ en ‘kwaliteit’. Zo ontstaat een grafiek die kennis van de wiskunde bij het bepalen van de winnaar overbodig maakt. Een simpele plot van de prijzen en kwaliteitsscores in de grafiek wijst meestal direct een duidelijke winnaar aan. Grappig genoeg moet bij een ‘foto-finish’ juist naar de formule worden uitgeweken.
4. Het is een flexibele methode. Een absolute methode werkt met een geldswaarde per kwaliteitspunt, zoals de gunnen-op-waarde techniek. De superformule voegt daar twee aspecten aan toe.
a. De superformule werkt met de kwaliteit in de wensen, zoals bij gunnen op waarde, maar desgewenst ook met de kwaliteit in de eisen. Door ook de eisen te waarderen wint de formule aan selectiekracht. Immers, pas door ook de eisen een richtbudget mee te geven krijgt een marktpartij volledig zicht op het marktsegment waaruit de opdrachtgever een oplossing verwacht3.
b. De superformule kan werken met afnemende meerwaarde van extra kwaliteit. Hierdoor kunnen inschrijvingen met een lage score op kwaliteit moeilijker winnen van een redelijke inschrijving met een hogere prijs. Maar ook inschrijvers met een zeer hoge score op kwaliteit worden zo gestuurd om hun prijs scherp te houden4.
5. Het is een krachtige selectiemethode. Met zeer goede kennis van de markt kán een voorkeur voor een bepaalde oplossing tegen een bepaalde prijs zo sterk worden ‘geformuleerd’, dat afwijkende scores en prijzen veel minder kans maken op gunning. Goedkopere inschrijvingen winnen dan alleen bij een nagenoeg gelijke kwaliteit of beter. En kwalitatief betere inschrijvingen winnen dan alleen bij een nagenoeg gelijke prijs of goedkoper.
Dit zijn de belangrijkste ervaringen met de toepassing van de superformule uit inmiddels ruim 150 percelen. Ten opzichte van de hiervoor vastgestelde referenties zijn de winnende inschrijvingen gemiddeld 30% goedkoper èn worden deze op kwaliteit gemiddeld 20% beter beoordeeld.
1Prijscompensatie is het aantal euro’s dat een inschrijving met een bepaalde hogere kwaliteit duurder mag zijn versus een inschrijving met een lagere prijs èn kwaliteit, om met zijn inschrijving gelijkwaardig te scoren. Met een relatieve methode beschrijft de aanbesteder geen prijscompensatie zodat inschrijven met een lage prijs vaak veiliger is dan inschrijven met een hoge kwaliteit. Steeds meer aanbesteders geven de voorkeur aan absolute methoden omdat zij zich bewust worden van deze beperking van relatief scoren.
2 Uiteraard blijft het zaak om verstandig contractmanagement te plegen. Hoe veel effort ook wordt gedaan om een goede deal te sluiten, allerlei redenen kunnen er voor zorgen dat een leverancier zijn beloftes uiteindelijk niet (meer) waarmaakt. Los van de wijze waarop een contract tot stand kwam.
3Bij gunnen op waarde krijgen alleen de wensen een waardering mee. Een inschrijver met een hoge kwaliteit op de wensen kan deze mogelijk tegen een scherpe prijs realiseren, maar als zijn basisprijs (van de eisen) veel hoger ligt dan die een concurrent met een lagere kwaliteit op de wensen is dat geen garantie op winst. Met kennis van de markt kan de superformule die inschrijvingen de voorkeur geven die de beste balans in prijs en de gehéle kwaliteit hebben.
4Een hogere beoordeling op een subcriterium krijgt meer punten. Het verloop van beoordeling naar punten kan in zogenaamde scoregraphs worden weergegeven (niet te verwarren met de prijs-kwaliteit-grafiek van de superformule). In zo’n scoregraph kan op de schaal van 0-10 bijvoorbeeld het beoordelingsverschil tussen een 6 en een 8 veel meer extra punten opleveren, dan een verschil tussen een 8 en een 10.